Подведение итогов после встречи — это важный элемент профессиональной культуры. Часто считается, что успешная встреча автоматически приводит к выполнению договоренностей, но отсутствие фиксации результатов может привести к недопониманию, задержкам и ошибкам. Почему подведение итогов — важная часть делового общения и как правильно составить итоговый документ? Давайте разберем это на конкретных примерах, включая советы эксперта Антона Белобородова.
Что такое follow-up и какова его цель?
Follow-up — это сообщение, отправляемое участникам встречи после её завершения. В нём фиксируются основные решения, выводы и планы действий, обсуждённые на встрече. Follow-up позволяет:
- напомнить о поставленных задачах и сроках их выполнения;
- минимизировать недопонимание и разночтения;
- мотивировать сотрудников к выполнению договорённостей;
- структурировать дальнейшую работу по поставленным задачам.
Follow-up особенно важен в переговорах с клиентами, где чёткое резюме помогает сохранить понимание договорённостей и наладить дальнейшее взаимодействие.
Преимущества follow-up писем
| Причина | Пояснение |
|---|---|
| Зафиксировать результаты | Позволяет участникам иметь доступ к ключевым моментам обсуждений и задачам, легко вспомнить все детали. |
| Мотивировать сотрудников | Подробные итоги демонстрируют результативность встречи, что повышает вовлечённость. |
| Организовать работу | Follow-up письмо помогает команде сразу приступить к задачам, а не откладывать их на потом. |
Роль и ответственность в подведении итогов
Правильно организованный процесс подведения итогов встречи подразумевает назначение ответственного лица. Это может быть фасилитатор, организатор встречи или специально назначенный сотрудник, имеющий навыки кратко и чётко формулировать идеи и задачи.
| Ответственный | Роль в подведении итогов |
|---|---|
| Фасилитатор | Модератор встречи, который структурирует обсуждение и фиксирует все важные моменты. |
| Организатор | Если фасилитатора нет, итоги готовит тот, кто организовал встречу. |
| Назначенный сотрудник | Сотрудник, умеющий формулировать и структурировать резюме, может быть назначен ответственным. Главное — заранее предупредить и выбрать подготовленного участника встречи. |
Когда и как фиксировать итоги?
Подведение итогов встречи начинается ещё до её проведения. Чёткое понимание целей и задач поможет сосредоточить обсуждение на главном и избежать отклонений. В начале встречи важно озвучить цели, представить повестку и определить ключевые вопросы для обсуждения. Во время встречи необходимо фиксировать ключевые моменты по каждому пункту повестки — это могут быть выводы, принятые решения или задачи на будущее. Завершение встречи лучше также сопровождать кратким повтором итогов для всех участников.
Для подготовки итогов рекомендуется:
- Фиксировать все выводы и решения в хронологическом порядке.
- Прямо на встрече распределить ответственных за выполнение каждой задачи.
- Убедиться, что все пункты повестки обсуждены и документированы.
Особенности для различных типов встреч
| Причина | Пояснение |
|---|---|
| Мозговой штурм | На встрече фиксируются все идеи, а итоги могут быть отложены на несколько недель для анализа и фильтрации идей. Важно, чтобы каждый участник видел результат своей работы, что мотивирует к участию в будущих встречах. |
| Ретроспектива | Проводится для анализа процессов и улучшений. Основные итоги направлены на выявление слабых мест и определение точек роста. Итоги сохраняются в общей базе знаний, чтобы к ним можно было обращаться и использовать их для улучшения других процессов. |
| Стратегическая сессия | Стратегические встречи определяют долгосрочные цели компании и планируют их реализацию. Итоги фиксируются в формате дорожной карты с указанием этапов, целей и контрольных точек, что позволяет команде понять, к чему стремиться и как контролировать реализацию. |
| Организационная сессия | В таких встречах обсуждаются ключевые принципы работы и взаимодействия. Итоги важны для соблюдения договорённостей внутри команды. Рекомендуется включить конкретные шаги для выполнения договорённостей, распределить ответственных и установить сроки. |
Как оформить follow-up письмо?
Правильно оформленное follow-up письмо должно быть кратким, информативным и структурированным. Ниже представлены ключевые элементы и их важные особенности:
| Элемент письма | Описание |
|---|---|
| Приветствие | В начале письма кратко поприветствуйте всех участников, указав их по именам или по группам. |
| Описание встречи | Укажите дату, место, участников и основную цель встречи. Это помогает напомнить контекст. |
| Выводы и решения | Опишите основные выводы и принятые решения, постарайтесь передать суть обсуждения кратко и ёмко. |
| Планы действий | Конкретизируйте задачи, сроки их выполнения и назначенных ответственных. |
| Контактные данные | Включите контакты для связи, чтобы участники могли задать вопросы по задачам или договоренностям. |
Заключение
Подведение итогов встречи и рассылка follow-up писем — это ценный инструмент для поддержания профессионального взаимодействия. Подведём основные правила:
- Всегда фиксируйте решения и выводы по ходу обсуждения.
- Проговаривайте итоги вслух к концу встречи, чтобы избежать разночтений.
- Отправляйте follow-up письмо как можно быстрее после окончания встречи.
- Делайте письмо кратким и структурированным, с упором на важные договорённости.
- Предупреждайте о сроках обратной связи.
Фиксируйте результаты встречи по ходу собрания, записывая их в протокол. Следуйте повестке и фиксируйте по каждому пункту его итог. Это может быть вывод, задача на будущее или план действий. Если нужно просто донести информацию — также внесите это в протокол. Если на встрече вопрос остался открытым, сделайте отметку, кто и когда займётся его решением. Так, по завершении собрания у вас будет готовое резюме, и важные моменты не будут забыты.
